Екатерина Сагадиева: “Оперативность и гибкость — ключевые факторы успеха в организации крупных событий”
В последние годы волонтерство стало важной частью государственной политики, поддерживаемой на всех уровнях, включая инициативы по развитию молодежных движений. Сегодня в России тысячи волонтеров помогают в проведении крупных мероприятий, поддерживают социальные и экологические проекты, участвуют в ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций. В условиях кризисов и вызовов последних лет добровольцы сыграли значимую роль в поддержке местных сообществ и решении гуманитарных задач. Но так было не всегда.
Развитию движения волонтеров фактически дал старт саммит АТЭС, который проходил в 2012 году во Владивостоке. А у основ добровольческого движения стояла Екатерина Сагадиева, организатор масштабных в том числе международных мероприятий, которая с тех самых пор стала ключевой фигурой в развитии волонтерских корпусов в России. Тогда, на крупной международной площадке саммита, её команда волонтеров стала не только важным организационным элементом, но и заделом для последующих крупных проектов, таких как Олимпиада в Сочи и Чемпионат мира по футболу 2018 года.
В интервью с Екатериной — об эффективных методах управления большими командами, и о том, как её первый большой опыт изменил карьеру, методы управления и подход к организации масштабных мероприятий в России.
— Число волонтеров в России за последний год достигло 12 миллионов. Екатерина, вы возглавляли волонтерский корпус на АТЭС-2012 и после этого аналогичные волонтерские корпуса появились на Олимпиаде в Сочи и Чемпионате Мира по футболу в Москве. Как создание такого уникального явления повлияло на вашу карьеру и подход к управлению крупными командами?
— Во-первых, работа с большой и разнообразной командой помогла мне развить навыки координации и организации. На практике я научилась эффективно распределять задачи, мотивировать участников и выстраивать четкую коммуникацию. Этот опыт подчеркнул важность командной работы и общего чувства ответственности.
Создание атмосферы доверия и поддержки, где каждый член команды чувствует себя вовлеченным и ценным, стало основой моего подхода к управлению. Сейчас я стремлюсь создавать инклюзивную среду, в которой все идеи и мнения участников рассматриваются и обсуждаются.
Мы сформировали первый крупный волонтерский корпус в России, участвовавший в организации значимого для страны проекта. Работа на таком мероприятии укрепила мои навыки решения проблем в условиях стресса и неопределенности. В процессе подготовки и проведения форума АТЭС 2012 мы столкнулись с множеством вызовов, и умение быстро находить решения в критических ситуациях стало важным навыком, который я продолжаю применять в своей профессиональной деятельности.
В целом, опыт работы на АТЭС 2012 стал не только важной вехой в моей карьере, но и заложил принципы, которые я применяю при управлении большими командами. Я фокусируюсь на сотрудничестве, эффективной коммуникации и гибкости в решении задач.
— Ежегодно на ваших проектах и под вашим руководством работали более трех тысяч человек. Подготовку добровольцев вы превратили в полноценную систему, которую используют многие организаторы в России. А как ваш опыт работы с волонтерами изменил подходы в организации масштабных мероприятий в России?
— Мы с коллегами сделали особый акцент на обучении и подготовке волонтеров. Это включает как теоретические занятия, так и практические тренинги, что позволяет каждому волонтеру четко понимать свои задачи и роль в процессе. Такой подход снижает уровень стресса и повышает уверенность участников.
Второй важный аспект — создание командной культуры. Формирование атмосферы сотрудничества, дружелюбия и уважения внутри команды волонтеров оказалось ключевым для повышения их мотивации и эффективности. Это помогает каждому почувствовать свою значимость и способствует более слаженной работе.
И, конечно, коммуникация — важнейший фактор. Мы наладили четкие каналы связи и обеспечили регулярное информирование всех участников о текущем статусе подготовки и любых изменениях. Важным моментом также стало создание системы обратной связи, чтобы выявлять и решать возникающие проблемы на самых ранних этапах.
— Известно, что вы разработали собственную уникальную CRM-систему для управления волонтерами. Каковы ключевые особенности этой системы, и как она помогла в организации масштабных международных событий?
— Честно скажу, эта система кардинально упростила работу с волонтерами и повысила эффективность мероприятий. Во-первых, она позволила создать централизованную базу данных волонтеров с полными профилями, где хранилась информация о навыках, опыте и доступности каждого участника. Это значительно облегчило поиск и назначение волонтеров на конкретные задачи, что экономило время и ресурсы.
Во-вторых, система включала модуль для планирования и распределения задач. Мы могли оперативно назначать волонтеров на нужные роли и отслеживать выполнение задач, что обеспечивало точное и своевременное распределение обязанностей.
Интеграция с мессенджерами и email-рассылками позволила поддерживать постоянную связь с волонтерами, уведомляя их о любых изменениях и обновлениях. Это создало прозрачную и четкую систему коммуникации, что минимизировало недоразумения. Также система обеспечила возможность сбора обратной связи и оценки работы волонтеров после мероприятий. Это позволило выявлять сильные и слабые стороны организации, поощрять участников и улучшать процесс подготовки.
Общий результат — процесс проведения мероприятий стал более слаженным, затраты снижались, а удовлетворенность участников и волонтеров выросла. Итого, внедрение CRM-системы не только улучшило управление, но и способствовало росту интереса к добровольческой деятельности, привлекая все больше волонтеров к новым проектам.
— Разработанная вами CRM позволяла отбирать волонтеров параллельно сразу в 5 городах. А какие еще способы и системы вы внедрили в своей работе с персоналом, которые помогли улучшить рабочие процессы?
— Мы проводили тренинги, обучение и воркшопы по различным аспектам, что способствовало повышению компетенции команды и большей уверенности в своих силах. Я организовывала различные мероприятия, которые помогали снять напряжение и способствовали лучшему взаимопониманию между участниками. Это все способствовало созданию более позитивной, инклюзивной и продуктивной рабочей среды, что в конечном итоге положительно сказалось на результатах всей команды.
— У вас степень магистра филологии. Как ваше филологическое образование помогло вам в управлении персоналом и организации крупных событий?
— Прежде всего, филология развила у меня навыки эффективной коммуникации. Глубокое понимание языка и его тонкостей позволяет мне четко и ясно выражать свои мысли, что критически важно при взаимодействии с волонтерами, коллегами и партнерами. Способность подбирать правильные слова помогает избегать недопонимания и создавать доверительную атмосферу.
Изучение литературы и анализа текстов научило меня понимать разные точки зрения, что позволяет лучше учитывать потребности и ожидания разных групп людей. Это умение помогает находить общий язык с командой, создавая более гармоничную и продуктивную рабочую среду. Кроме того, знание иностранных языков и культур, которое является неотъемлемой частью филологического образования, помогает при работе с международными командами, особенно при организации событий с участием представителей из разных стран.
Одним из ключевых аспектов моего подхода является эмпатия, которую я развила, анализируя литературных персонажей и их мотивацию. Это позволяет мне лучше понимать чувства и потребности людей, что важно как в управлении персоналом, так и при организации мероприятий.
Также, благодаря навыкам структурирования текста, я могу создавать понятные и четкие инструкции для волонтеров и сотрудников, что улучшает их подготовку и выполнение задач.
— Вы работали в самом крупном российском фонде Росконгресс, который занимается организацией масштабных международных событий. С какими наиболее интересными вызовами вы столкнулись при работе, и что помогает организатору справляться со сложными ситуациями?
— Один из самых больших вызовов — это постоянная работа в условиях неопределенности и сжатых сроков. Часто планы менялись в последний момент, что требовало оперативных решений и быстрой адаптации. Мы справлялись с этим благодаря внедрению четкой системы планирования и коммуникации, включая CRM для координации волонтеров и участников. Эта система позволяла оперативно распределять задачи и контролировать их выполнение, что минимизировало риски сбоев в работе.
Также большой вызов — международные мероприятия с участием делегаций из разных стран, что требовало учета множества культурных и языковых особенностей. Здесь мне помогли навыки межкультурной коммуникации и понимания различий в подходах к работе. Мы разработали чёткую систему взаимодействия с иностранными партнёрами, что позволило сглаживать любые культурные или организационные барьеры. Оперативность и гибкость — ключевые факторы успеха в организации крупных событий.
